‘Met elkaar uitgevonden wat werkt’
‘Met elkaar uitgevonden wat werkt’
In 2019 werd Opleiding & Ontwikkeling (O&O) een vaste speler binnen Transformatie TU. Samen met de business process owner (BPO-er) en key users bereiden ze collega’s voor op de komst van de nieuwe IT-systemen en werkprocessen.
Transformatie TU is de digitale en business transformatie waar we nu middenin zitten. Cruciaal voor het slagen van de projecten is – onder andere – dat de gebruikers op tijd en goed leren werken met de nieuwe systemen zoals SAP. Om dat te realiseren zijn Karen Morland (projectleider TTU Opleidingen) en Hanneke Schot (Adviseur O&O) nauw betrokken bij de TTU-projecten.
Wat is jullie rol?
Karen: “De rol van O&O is zorgen dat alle medewerkers inhoudelijk worden getraind om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Wij ontwikkelen de leermiddelen en verzorgen de trainingen. Eerst trainen we de key users, zij trainen daarna hun collega’s en zijn vraagbaak op de werkvloer. De key users krijgen daarom ook trainingsvaardigheden.”
Wat hebben jullie bereikt in 2019?
Karen: “Voorheen zaten we vaak te laat in het traject aan tafel en konden we niet snel genoeg schakelen. Dat is in 2019 veranderd. We hebben samen met de projectteams een manier uitgevonden die werkt. We hebben een blauwdruk gemaakt van een goed trainingstraject. Daarnaast werken we nu met drie O&O-collega’s aan Transformatie TU. Onze toegevoegde waarde is nu echt duidelijk.”
Geef eens een voorbeeld van een succesvol project?
Karen: “In 2019 was dat P2P 2A waarvan de eerste wave in juni live ging. Dat project is een mooi voorbeeld waarbij we de key users goed hebben begeleid en hebben gezorgd dat er ook na de livegang voldoende begeleiders op de vloer waren. Het was een groot project met Inkoop, Finance, en binnen Logistiek de distributiecentra en Voorraadbeheer en zelfs een stukje Verkoop. Iedereen is op tijd getraind via de olievlekmethode.”
Wat betekenen de key users voor de projecten?
Hanneke: “Zij zijn de experts met veel kennis van de processen. In de projectfase zijn zij degenen die het systeem testen waardoor ze het heel goed leren kennen. Daarna dragen ze die kennis over aan hun collega’s op de werkvloer. Omdat ze hiervoor worden vrijgemaakt hebben ze voldoende tijd en kunnen alle gebruikers genoeg oefenen. Dat zie je terug in het grote draagvlak na de livegangen.”
Wat was jullie mooiste moment afgelopen jaar?
Karen: “Dat zijn er twee, geen momenten maar wel mooie ontwikkelingen. Eén is dat de rol van key user, die vrij nieuw is binnen TU, echt volwassen is geworden. En twee, dat we het samen doen. In de kick-off sessies zitten we met vertegenwoordigers van alle bedrijfsonderdelen en iedereen kijkt nu veel meer over de grenzen van zijn afdeling heen.”
Waar kijken jullie naar uit in 2020?
Hanneke: “Dat we goed vasthouden wat we nu hebben, en ook kijken wat we vanuit O&O kunnen doen op het gebied van change begeleiding. Dat is een mooi ontwikkelpunt voor 2020. Daarnaast komen we nu in de situatie dat we leermaterialen moeten blijven reviseren en borgen in de onboarding van nieuwe collega’s.”